Avancerad avtalsfakturering
Avtalsfakturering är en av de främsta funktionerna i EconExact fakturaprogram och det finns en mängd avancerade funktioner för att styra faktureringen av dina kundavtal.
Flera avtal per kund
Avtalen läggs in separat men relevanta parametrar såsom startpunkt, avtalslängd, pris, antal, uppsägningstid osv. Du kan lägga till hur många olika avtal som helst per kund med olika parametrar. Programmet håller sedan reda på vilka avtal och kunder som ska faktureras på en given tidspunkt.
Flexibilitet
Du bestämmer helt när och hur ofta ett avtal eller kund ska faktureras i förhållande till givna parametrar. Ett avtal kan exempelvis faktureras varje månad eller vartannat år. Du kan också exempelvis bestämma vilka kalendermånader på året ett avtal ska faktureras. Någon kund önskar kanske inte att få fakturor i juli månad eller så vill du själv inte skicka fakturor till vissa kunder i december månad.
Det går också att ställa in tidspunkten för fakturering i förhållande till faktura-/avtalsperiod. Exempelvis kan du välja om en faktura-/avtalsperiod ska faktureras först när perioden startat eller ett visst antal dagar före eller efter fakturaperiodens startpunkt.
Avtalsfakturering kan inte bli enklare och smidigare än detta.
Enkel uppföljning
Avtal kan förlängas automatiskt när avtalet löpt ut och priset för avtalet kan justeras automatiskt vid ny avtalsperiod. Eventuella uppsägningar av avtal kan läggas in och programmet håller reda på om ett avtal ska avslutas eller förlängas. Du kan enkelt se vilka fakturaperioder som återstår att faktureras på ett avtal.
Kundspeciifika parametrar
Det finns möjlighet att ställa in parametrar som är specifika för en viss kund. Exampelvis vill kanske en kund med flera avtal ha maximalt en faktura per år. Då går detta att ställa in utan att gå in och justera alla individuella avtal.
Superenkel fakturering
När avtalen väl är inne i systemet med parametrar inställda så som du önskar fakturerar du avtalen för ett obegränsat antal kunder med några få knapptryck.
Enkel uppföljning
Det finns flera olika funktioner för att följa upp t.ex. ett avtal eller kund, eller en faktura eller annat objekt. Det går exempelvis att lägga en notering på ett objekt (kund, avtal, faktura osv.) med en uppföljning ett specifikt datum. Användaren får då en påminnelse om noteringen det datum denna ska följas upp. En annan möjlighet är att skapa ett dedikerat ärende för objektet med uppföljning. Det är du möjligt att fördela ärendet till den person i organisationen som bör hantera uppföljningen.
Flera relevanta funktioner
Det finns en uppsjö andra verktyg för att hjälpa dig med din Avtalsfakturering och hantera dina avtal. Exempelvis finns möjligheten att skapa avtalsdokument som kan användas för kontrakt med kunden eller utskick av avtalsbekräftelse. Det går också att skapa uppsägningsbekräftelser som separata dokument. Dessa kan skrivas ut direkt från programmet med egendesignad mall.
Programmet innehåller också funktioner för att skapa textdokument med kundspecifik data utifrån egendesignade mallar, som du kan öppna i en extern ordbehandlare.
Med ärendehanteringen kan du skapa ett dedikerat ärende för ett avtal eller kund och spara separata filer i databasen, t.ex. ett scannat avtal.
Se ett urval av andra funktioner i programmet som kan vara behjälpliga vid Avtalsfakturering av dina kunder.
Eller ta en titt i manualen för en mer utförlig beskrivning av de flesta funktioner.